Kursadministration för kursteam

Senast uppdaterad 2020-07-06

Scouternas Folkhögskola använder Scoutnet som kursadministrativt system för att administrera ansökningar, antagning, rapportering och fakturering av utbildningar.

Det här är en guide för dig som är kursansvarig eller kursledare i ett kursteam för en av folkhögskolans utbildningar.

Vår förhoppning är att utvecklingen av kursadministrationen i Scoutnet ska göra ditt uppdrag lättare och roligare – och att denna guide ska göra det enkelt för er i kursteamet att lyckas med ert uppdrag.

Tack för att du är kursledare!

Som webinar/instruktionsfilm

Innehållet i denna textguide finns även som instruktionsfilm att följa med i.

 

Varför Scoutnet?

Genom att vi använder Scoutnet som kursadministrativt system ökar vi tillgängligheten för er i kursteamen att själva få den information ni behöver, till var tid. Ni får tillgång till informationen genom er egen inloggning i Socutnet. Ni kan med andra ord lätt ha rätt information med er under själva kursen. Dessutom blir det enklare att säkerställa att vi följer lagstiftning om bland annat dataskydd när Scouterna och Scouternas folkhögskola använder samma system.

Utbildningsgrupperna

Scoutledarutbildningarna på Ledarskapsön genomförs i princip till 100% av ideella krafter, i en i stort sett helt ideell organisation. Och där är ni, alla utbildare, navet i organisationen! För att organisera och säkerställa att våra utbildningar erbjuds i hela landet med god kvalitet, har vi sex utbildningsgrupper som ansvarar för att detta sker. Medlemmarna i våra sex utbildningsgrupper är precis som alla utbildare, ideella.

Utbildningsgruppernas uppdragsgivare är Samordnaren för utbildningsgrupper på Scouternas folkhögskola.

Utbildningsgrupperna ansvarar för den långsiktiga planeringen av kurser, säkerställer budget och att efterfrågan i regionen/landet möts. Det är utbildningsgruppen som beslutar om en kurs skall köras eller inte samt utser kursansvarig för kursen.

De regionala utbildningarna som de regionala utbildningsgrupperna ansvarar för är: Leda scouting, Leda scouting i korthet, Leda avdelning, Leda kår, Leda patrull, Redo för naturen och Ditt personliga ledarskap.

De nationella utbildningarna som Gruppen för nationella utbildningar ansvarar för är: Treklöver Gilwell, Utbildning för utbildare, Handledarutbildningen, Friluftsledarutbildningar, Normkritiskt ledarskap samt Anpassat ledarskap, fördjupning.

 


Checklista för kursadministration

När ett kursteam är utsett av utbildningsgruppen och allt det praktiska är löst (lokal, datum, budget etc) och ni fått OK från er utbildningsgrupp att köra en kurs behöver ni i kursteamet göra följande:

 

1. Lägg upp kursen i Kurskatalogen i ett kursomgångsformulär

Det gör ni här: http://www.scouternasfolkhogskola.se/for-utbildare/kursomgangsformular/

Därefter meddelar ni er utbildningsgrupp att detta är gjort. Utbildningsgruppen skapar nu kursen i Scoutnet och lägger in anmälningslänken i kursomgångsformuläret, och lägger upp kursen i kurskatalogen på folkhögskolans hemsida.

 

2. Kursteamet anmäler sig till kursen

Klicka på anmälningslänken till kursen och logga in i Scoutnet.

Alla i kursteamet ska anmäla sig till kursen! Detta för att det ska bli rätt i Folkhögskolans rapportering till Folkbildningsrådet. Ni anmäler er precis på samma sätt som deltagarna.

Ändra kursteamets kursavgift
När kursteamets medlemmar är anmälda kan kursansvarige gå in i fliken ”Individuellt anmälda deltagare” och i rullisten ändra kursavgift till ”Kursavgift 0 kr”.
Obs! Om detta val inte finns valbart, kontakta din utbildningsgrupp (personen som lade upp kursen i Scoutnet) så löser de det.

Kursledare från Nykterhetsrörelsens scoutförbund & Equmenia
Tillhör någon kursledare NSF eller Equmenia behöver ni också anmäla er i Scoutnet. Ni skapar då ett gästkonto och anmäler er.

Obs! Har du redan ett gästkonto använder du samma konto – skapa inte ett nytt. Om du är osäker på om du har ett gästkonto eller inte så kan du höra av dig till supporten på scoutnet@scouterna.se

 

3. Lägg till kursteam som administratörer

När alla i kursteamet är anmälda ska de läggas till som administratörer.

  1. Gå tillbaka till kursens första sida genom att klicka på kursrubriken.
  2. Välj fliken ”Administratörer”
  3. Klicka på + och en ny ruta öppnar sig
  4. Skriv in namn på kursledaren. För vanliga namn (dvs det finns flera scouter med samma för- och efternamn) kan ni behöva kolla så att medlemsnumret stämmer.
  5. Välj roll i listan (där det står ”API-access”)
    1. Välj rollerna Kursansvarig för kursansvarig om detta inte redan är gjort
    2. Välj rollen Kursledare för övriga kursledare (även tex matteam)

Varje person i kursteamet kommer nu få ett mail med en inbjudan i en länk för att ”tacka ja” till att bli kursadministratör. Kursledaren går till länken och klickar i den gröna bocken för att godkänna rollen.

Om mottagaren inte hittar sitt mail kan man hitta samma inbjudan här: https://www.scoutnet.se/member/list/pending/roles

 

4. E-postinställningar

Gå till fliken E-postinställningarna och anpassa texten. Informationen i e-postmeddelandet här är det som deltagaren får som bekräftelsemail när de ansökt till kursen.

Obs! Säkerställ att ”Status” är aktiv. Klicka Spara!

 

5. Lägg till eventuella frågor i ansökan

Fliken ”Deltagande och registrering” hittar du längst ned på sidan ansökningsformuläret.

  1. Klicka på ”Redigera”
  2. Formuläret öppnar sig och du kan lägga till eventuella frågor.
    1. Välj mellan kryssrutor, en eller flera raders svar.
    2. Du kan även ändra ordning på frågor genom att dra och släppa dem. Vill du dölja vissa frågor utifrån användarens svar på andra frågor, klicka på ögat till höger i frågefältet.

 

6. Öppna ansökan

Utbildningsgruppen kanske redan har öppnat ansökan åt er, men säkerställ detta genom att:

  1. Gå till fliken ”Deltagande & registrering” i aktivitetsinställningar
  2. Ändra rullistorna så att det står ”Anmälan öppen” & ”Individuell anmälan är öppen”
  3. Spara ändringar

Anmälan är nu öppen för alla (även för medlemmar från NSF & Equmenia)

 

7. Stäng ansökan

Ni i kursteamet behöver själva ha koll på ansökningarna och antingen stänga kursen när den blir full eller ta emot alla ansökningar och stänga kursen på utsatt datum. När ni vill stänga anmälan gör ni följande:

  1. Klicka på Aktivitetsinställningar samt fliken ”Deltagande och registrering”.
  2. Längst upp väljer du ”Anmälan är stängd” & ”Individuell anmälan stängd”
  3. Spara ändringar

Nu går det inte att anmäla sig längre. Länken som ligger i kurskatalogen kommer då leda till Scoutnet där det står att den aktuella kursen inte längre är öppen för anmälan.

 

8. Ta bort icke antagna deltagare

De personer som inte får en kursplats, raderar ni från listan under fliken ”Individuellt anmälda deltagare” efter att ni förstås meddelat dem att de inte får en kursplats. Obs! Systemet kommunicerar alltså inte detta till deltagarna utan kursteamet måste manuellt ta kontakt med dem som inte får en plats på kursen.

De personer som däremot får en kursplats, ska förstås stå kvar på listan men måste också få besked av kursteamet att de fått en plats.

 

9. Hitta information om deltagare

Ni i kursteamet behöver i många skeden av kursen ta del av information om ansökningar och deltagare. Det kan göras genom att gå till fliken ”Sök deltagare”. Här kan du söka efter enskilda deltagare och den information som finns rörande deltagaren. När du klickar på personen i listan kommer deras ansökan med svaren upp.

Exportera/skriv ut deltagarlistor
Som kursteam kan ni ladda ner en deltagarlista. Det gör ni genom att:

  • Gå till aktuell kurs
  • Välj fliken ”Rapporter” och välj (dessa två är de mest användbara):
    • ”Personer som anmält sig genom frågeformulär”. Här har du alla svaren på alla frågor de gav i anmälan.
      OBS! (Detta förtydligande finns inte med i filmen ovan) Om en person tagits bort eller avanmält sig kommer denna också hamna i denna typ av excellista. I kolumnen ”Registrerad” kommer det då stå ”Nej”. Ett tips är att matcha excelfilen med antalet personer som finns under fliken Individuellt anmälda deltagare för arrangemanget i Scoutnet, antalet personer ska vara detsamma.
    • ”Simple list” (enkel lista). Bra att ladda ner om man vill ha en deltagarlista med sig till kursen och skriva ut. Dels så kan du hämta den i excelfomat, då får ni bara kontaktuppgifter till deltagare. Du kan också hämta den i ett pdf- eller html-format. Här finns då bland annat medlemsnummer, namn, telefon samt ett fält där man skriva lite anteckningar.

OBS! Glöm inte att radera listan efter kursen samt radera eventuellt sparad kopia på din dator.


Vid eventuell inställd kurs:

  • Säkerställ att alla anmälda deltagare får information per mail om att kursen är inställd.
  • Radera alla deltagare från listan ”individuellt anmälda deltagare”.
  • Lägg till ”INSTÄLLD” i kursens namn/rubrik.
  • Stäng anmälan och kursen.

 

10. Checka in deltagare

Syftet med incheckning är flera, tex:

  • Avprickning på vilka som faktiskt kommer på kursen
  • Vid eventuell brandutrymning eller liknande finns en aktuell lista på vilka som faktiskt befunnit sig på kursen.

Gör så här:

  1. När kursen är i gång går kursteamet till fliken ”Incheckning/närvaro”.
  2. När deltagarna kommer till kursen checkar man in deltagarna. Man kan checka in en och en eller alla samtidigt.

 

11. Slutrapportering (checka ut)

Alla kurser som anordnas i Scouternas folkhögskolas regi måste rapporteras till Folkbildningsrådet. Detta görs i samband med utcheckningen av deltagarna på kursen. Därefter rapporterar folkhögskolans administratör detta till Folkbildningsrådet.

Viktigt här är att skilja på att rapportering, intyg (godkänd eller inte) och fakturering är tre olika saker.

  • För att bli rapporterad till Folkbildningsrådet behöver man delta mer än 50% av kursen
  • men för att bli godkänd av Folkhögskolan och få intyg behöver man delta på hela kursen
  • faktura skickas till den som deltagit (oavsett hur mycket) eller som inte dök upp på kursen utan att ha avanmält sig i tid och/eller lämnat in sjukintyg.

 

Detta kan även beskrivas i tabellform:

Bild4

 

Checka ut 

När kursen är slut behöver ni checka ut deltagarna. Det här steget är lite klurigt men viktigt, så följ stegen nedan.

  1. Gå till kursen och fliken ”Incheckning/närvaro”
    (Siffrorna inom parentes betyder (exempel): (14/18) betyder att 14 av 18 möjliga deltagare är ”incheckade”. [3/18] = 3 av 18 möjliga deltagare är ”Slutförda”
  2. Om du inte redan har avanmält deltagare som inte deltog, med giltiga skäl (avanmälde sig i tid eller har läkarintyg), gå in och avanmäl dem i listan ”Individuellt anmälda deltagare”. Se instruktioner ovan.
  3. Om deltagarna inte redan är incheckade, gör det!
  4. Klicka på ”Några har inte slutfört”.
  5. På varje deltagare:
    • Klicka på ”Checka ut”
    • Om deltagaren har deltagit på mer än hälften av kurstiden, låt rutan Deltog vara ikryssad
    • Om deltagaren har deltagit mindre än 50% av kurstiden, kryssa ur rutan
    • Om deltagaren deltagit på hela kursen (100%), sätt ”Kursen har slutförts” till ”Ja”.
    • För deltagare som inte deltagit 100% samt för kursledare , sätt ”Kursen har slutförts” till Nej.
  1. Klicka på Spara (grön knapp).
  2. Säkerställ nu att ”deltog” samt ”slutfört” stämmer för alla deltagare. När du är säker avslutar det med att klicka på ”Uppdatera CV”. Obs! Detta steg går inte att ångra! Så snart detta steg är gjort kan deltagaren se kursen i fliken ”Loggbok” på sin profil i Scoutnet.
  3. Klicka sedan på ”Alternativ/Slutrapportera kurs”.
  4. Ett hänglås dyker upp vid sidan av kursens rubrik. Inget går att ändra, allt är stängt! Och hos Scouternas folkhögskolas kursadministratör dyker den upp som fakturerings- och rapporteringsbar.

Rapporteringen av kursen är nu klar!

 

12. Fakturering

När kursen är ”Slutrapporterad” fakturerar Scouternas folkhögskola deltagarna. Fakturan skickas till deltagaren eller dennes kår/distrikt beroende på vad deltagaren fyllt i vid ansökan.

Frågor om fakturor och betalning hanteras av Scouternas folkhögskolas kursadministratör, folkhogskola@scouterna.se

 

13. Intyg

Få intyg i förväg
Om ni i kursteamet önskar få intygen i förväg för att kunna dela ut på kursen, gäller samma som tidigare. Kontakta kursadministrationen på folkhogskola@scouterna.se minst 2 veckor före kursen då intygen skall delas ut.

I mailet behöver du uppge:

  • Vilken kurs det gäller
  • Till vem och vilken adress intygen skall postas

Intyg skrivs ut till alla som är anmälda till kursen i Scoutnet om inget annat uppges/önskas.

Intyg efter kursen

Om inte intyg delas ut på kursen kommer Scouternas folkhögskolas kursadministratör automatiskt skicka ut intyg efter avslutad kurs, i samband med fakturering.

 

Vanliga frågor (FAQ)

Jag ser inte de flikar som beskrivs i guiden och kan inte göra som det står beskrivet. Varför?

Ser du inte de flikar som beskrivs i lathunden, eller inte lyckas göra som beskrivet har du antagligen fått fel behörighet. Kontakta din utbildningrgupp som lägger till rätt behörighet för dig.

 

Jag har checkat ut deltagarna men är osäker på om jag gjorde rätt. Hur kan jag veta det?

Är du osäker på om du gjort rätt eller behöver hjälp med att checka ut och avsluta kursern, kontakta folkhögskolans administratör för scoutledarutbildningar, folkhogskola@scouterna.se

 

En scout/scoutledare ringde och sa att de inte kunde anmäla sig till kursen. Hur kan jag hjälpa dem?

Om en deltagare  inte kan anmäla sig sig till en kurs och inte kan logga in, hänvisar ni dem i första hand till den i deras scoutkår som är ansvarig för medlemsregistret. I andra hand till scoutnet@scouterna.se

 

Antalet deltagare under fliken ”Individuellt anmälda deltagare” är inte samma som i listan under Rapporter. Varför är det så?

I listan för Individuellt anmälda deltagare finns alla anmälda samt bekräftade deltagare. I listan ni tar fram i rapporter finns även deltagare som har avanmält sig alternativt påbörjat anmälan men inte bekräftat sin anmälan, med. I kolumnen ”registrerad” står det på dessa ”Nej”.

Antalet med ”Ja” i denna kolumn överensstämmer med de som återfinns under fliken Individuellt anmälda deltagare.

 

Jag har en deltagare som säger sig ha anmält sig men som inte finns med i listan under ”Individuellt anmälda deltagare”. Vad kan ha hänt?

Gå till ”Sök” och filtrera på:

  • Oregistrerad: dyker namnet upp här så har personen varit anmäld och sen avanmält sig.
  • Obekräftad: dyker namnet upp här så har personen eventuellt fyllt i ansökan men missat att bekräfta den.

 

Hittar du inte orsaken här, kontakta Scoutnetsupporten på scoutnet@scouterna.se