Så behandlar vi dina personuppgifter

Allmänt

Scouternas folkhögskola behandlar personuppgifter för att kunna bedriva folkhögskolans verksamhet. Vi samlar bara in de personuppgifter vi behöver och har rutiner för att radera dem när de inte längre behövs. Vi har också rutiner som säkerställer att endast de som är i behov av personuppgifterna har tillgång till dem.

Personuppgift

En personuppgift är information som kan identifiera dig som person. Det kan till exempel vara ditt namn, din mailadress eller din dators IP-adress.

Så hanterar vi dina personuppgifter

Kursdeltagare

För att kunna bedriva kurser behöver vi samla in personuppgifter från dig som söker en kurs. De används för att kunna kontakta dig, administrera kurser och särskilda träffar, samt för att kunna lämna information till berörda myndigheter såsom CSN, Försäkringskassan och SCB. Vi samlar bara in personuppgifter direkt från dig, på så sätt vet du vilka personuppgifter vi behandlar.

De uppgifter vi samlar in för att administrera kurserna är: namn, personnummer, adress, e-postadress, telefonnummer, kontaktuppgifter till anhörig.

De uppgifter vi samlar in för att kunna lämna uppgifter till SCB är: om du är utlandsfödd och om du har en neuropsykiatrisk funktionsnedsättning.

De uppgifter vi lämnar till CSN och eventuellt Försäkringskassan är: ditt namn, personnummer, om du startar och avslutar en CSN-berättigad kurs samt din närvaro.

De uppgifter vi samlar in i anslutning till kurshelger/träffar är: kost och särskilda behov

För att administrera kurser och bedriva undervisning digitalt använder vi amerikanska underleverantörer, såsom Google Education, Surveymonkey samt Microsofts olika programvaror. Dina personuppgifter lagras därför på amerikanska servrar där GDPR-lagstiftningen inte gäller. Det innebär att amerikanska myndigheter kan få tillgång till dina personuppgifter utan att de behöver underrätta oss/dig. Du väljer själv om du vill samtycka till denna behandling och kan när som helst dra tillbaka ditt samtycke.

Personuppgifterna raderas så fort de inte längre behövs. Som folkhögskola har vi krav på oss att spara intyg och protokoll från omdömessättning i 50 år, och klasslistor i sju år. Andra personuppgifter raderas skyndsamt så snart vi inte längre behöver dem.

Personuppgifter till de som har sökt till våra kurser men inte blivit antagna raderas automatiskt efter ett år. De som sökt och blivit antagna men sedan tackat nej kan få ett uppföljande mail som det är frivilligt att svara på.

Ideella

För att kunna administrera ideella inom Scouternas folkhögskola behöver vi samla in namn, personnummer, adress, e-postadress och telefonnummer. Om det utgår arvode eller annan ersättning behöver vi även bankuppgifter. I anslutning till kurshelger/träffar samlar vi också in information om kost och särskilda behov.

Vi samlar bara in personuppgifter direkt från dig, på så sätt vet du vilka personuppgifter vi behandlar. Personuppgifterna raderas skyndsamt så snart de inte längre behövs.

För att administrera det ideella arbetet använder vi amerikanska underleverantörer, såsom Surveymonkey, Dropbox samt Microsofts olika programvaror. Dina personuppgifter lagras därför på amerikanska servrar där GDPR-lagstiftningen inte gäller. Det innebär att amerikanska myndigheter kan få tillgång till dina personuppgifter utan att de behöver underrätta oss/dig. Du väljer själv om du vill samtycka till denna behandling och kan när som helst dra tillbaka ditt samtycke.

Anställda

För att kunna administrera anställda inom Scouternas folkhögskola behöver vi samla in namn, personnummer, adress, e-postadress, telefonnummer, bankuppgifter samt kontaktuppgifter till anhöriga. I anslutning till personaldagar/träffar samlar vi också in information om kost och särskilda behov.

Under anställningen kan vi även behöva få information om hälsotillstånd som påverkar anställningen.

Vi samlar bara in personuppgifter direkt från dig, på så sätt vet du vilka personuppgifter vi behandlar.

Som arbetsgivare behöver vi spara vissa uppgifter under en längre tid, andra personuppgifter raderas så snart vi inte behöver dem längre.

Arbetssökanden/nominerade ideella

För att kunna administrera jobbansökningar och nomineringar till ideella uppdrag behöver vi samla in namn, personnummer, adress, e-postadress och telefonnummer.

Jobbansökningar raderas automatiskt efter två år och nomineringar till ideella uppdrag raderas automatiskt efter ett år.

Övriga som kontaktar Scouternas folkhögskola

Frågor som kommer in via mail raderas så snart ärendet är avslutat.

Besökare på vår webbplats

För att se hur besökare använder vår webbplats använder vi oss av cookies. Vi lagrar den informationen i ett år. Vill du inte tillåta användningen av cookies kan du ändra inställningarna kring det i din webbläsare.

Personuppgifter till tredje part

Som folkhögskola har vi skyldighet att samla in uppgifter å andra myndigheters vägnar. Det gäller till exempel uppgifter till CSN och Försäkringskassan för att anmäla deltagares studier och närvaro, samt till SCB där vi lämnar anonymiserad statistik kring om kursdeltagare har NPF-diagnoser eller är utlandsfödda.

Personuppgifter till tredje land

Scouternas folkhögskola lagrar personuppgifter hos företag som har servrar i USA och där alltså GDPR-lagstiftningen inte gäller. Det innebär att amerikanska myndigheter kan få tillgång till dina personuppgifter utan att du eller vi får vetskap om det. För att minimera riskerna med det är vi noggranna med att endast spara nödvändig information på dessa plattformar, och att gallra uppgifterna så snart vi inte behöver dem längre. Innan vi lagrar personuppgifter hos servrar i tredje land säkerställer vi att vi har samtycke från samtliga som berörs.

Rättslig grund för hantering av personuppgifter

För att samla in och behandla personuppgifter behöver det finnas en rättslig grund. Nedan beskrivs kortfattat vilka rättsliga grunder vi lutar oss mot.

De personuppgifter vi behöver samla in för att bedriva undervisningen och dela uppgifter med andra myndigheter vilar på den rättsliga grunden myndighetsutövning.

De uppgifter vi behöver spara utifrån andra lagar vilar på den rättsliga grunden rättslig plikt. Det gäller till exempel när vi sparar intyg i 50 år eller sparar klasslistor i sju år.

De uppgifter vi samlar in utan att vi måste vilar på den rättsliga grunden samtycke. Det innebär att en person frivilligt ger oss tillstånd att hantera dennes personuppgifter. Den kan när som helst dra tillbaka sitt samtycke och då måste vi radera dennes personuppgifter inom en månad.

Vi samlar också in uppgifter utifrån den rättsliga grunden intresseavvägning. Det gäller när vi samlar in kontaktuppgifter till anhöriga. Vi anser att vårt intresse av att få tag på anhöriga vid olycksfall eller sjukdom väger tyngre än individens skydd i det här fallet.

Ändamål med personuppgiftsbehandlingen

När vi ber om personuppgifter finns det ett uttryckt ändamål om varför vi samlar in uppgifterna. Det innebär att vi inte samlar in personuppgifter av något diffust skäl, utan det finns ett tydligt ändamål med varför vi samlar in uppgifterna.

Vilka som kan komma att behandla personuppgifterna

Personuppgifterna behandlas av anställda och ideellt kursansvariga på Scouternas folkhögskola samt leverantörer vi anlitat för att kunna samla in och spara personuppgifter. För att säkerställa att leverantörerna hanterar personuppgifterna enligt Dataskyddsförordningen finns det ett avtal mellan folkhögskolan och varje leverantör. I de fall våra leverantörer har underleverantörer avtalar vi även kring deras behandling av personuppgifterna.

Rättigheter enligt Dataskyddsförordningen

Du har enligt Dataskyddsförordningen rätt att få veta vilka uppgifter vi har om dig. Du har också rätt att få felaktiga uppgifter rättade, raderade eller kompletterade. Vänd dig i så fall till oss via mail till: folkhogskola@scouterna.se

 

Det kan finnas bestämmelser som gör att Scouternas folkhögskola inte kan radera uppgifter om dig, till exempel när det gäller intyg av studier. Men om Scouternas folkhögskola inte kan radera uppgifterna av rättsliga skäl, kommer behandlingen av uppgifter att begränsas till att endast omfatta det som krävs för att uppfylla Scouternas folkhögskolas skyldigheter.

Klagomål

Den som vill framföra klagomål avseende Scouternas folkhögskolas behandling av personuppgifter har rätt att göra det till Datainspektionen.

Dataskyddsombud

Den som vill ställa frågor kring Scouternas folkhögskolas hantering av personuppgifter kan vända sig till: folkhogskola@scouterna.se

Ansvarig

Scouternas folkhögskola är personuppgiftsansvarig. De ansvarar för att all behandling av personuppgifter inom folkhögskolan följer lagen.

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *

Följande HTML-taggar och attribut är tillåtna: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>