Kurskatalogen och Scoutnet

Nya kurskatalogen är ihopkopplad med Scoutnet. All information angående en kursomgång samt dess administration sköts därmed enbart genom Scoutnet.

Här hoppas vi du hittar all hjälp du behöver för att administrera en kursomgång.

Scoutnet för kursadministration

Varför Scoutnet?

Genom att vi använder Scoutnet som kursadministrativt system ökar vi tillgängligheten för er i kursteamen att själva få den information ni behöver. Ni får tillgång till informationen genom er egen inloggning i Scoutnet. Ni kan med andra ord lätt ha rätt information med er under själva kursen.

Dessutom blir det enklare att säkerställa att vi följer lagstiftning om bland annat dataskydd när Scouterna och Scouternas folkhögskola använder samma system.

Utbildningsgruppernas uppdrag i Scoutnet

De regionala utbildningsgrupperna har behörighet att lägga upp en ny kursomgång i Scoutnet. De lägger in all nödvändig information samt lägger till er i kursteamet som kursadministratörer. Därefter har ni också behörigheter att gå in och lägga till/ändra information.

Det är ni i kursteamet som ansvarar för slutrapporteringen av kursomgången. Mer information om detta i "Checklistor för kursteam" nedan.

Nyheter i Scoutnet i samband med ny hemsida

Nyheter per 2021-04-26
  • Kursomgångsformuläret är borttaget
    Det tidigare formuläret som fanns på gamla hemsidan försvinner och används inte längre. Istället ska all information om en kurs enbart in i Scoutnet.

  • Ihopkopplad med Scoutnet
    I och med den nya hemsidan så är Scoutnet nu direkt kopplad till hemsidan. Det betyder att informationen som rör en kursomgång, enbart finns på ett ställe och också enbart redigeras/ändras på ett ställe.

    Det gör också att vi utvecklat Scoutnet så att några nya fält till kommit, några fler fält blir obligatoriska samt några ytterligare funktioner tillkommit.
    Obs! Scoutnet synkar mot nya hemsidan en gång i timmen. Det gör att era ändringar alltså inte slår in momentant.

  • Kursansvarig
    Under fliken ”Grundläggande information” väljer ni vem/vilka (dock max 2 st) som ska stå som kursansvariga och visas i kurskatalogen på hemsidan.
    Ni kan bara välja personer som ni lagt till under fliken ”Arrangemangsteam”. 
    Obs! Se också till att de personer som valts har uppdaterade kontaktuppgifter i Scoutnet samt valt om bild/telefonnummer skall visas eller inte.

    Kursledaren själv kan styra vilken information som ska synas. Gå till ”min profil” och välj (under fliken ”publicerade roller”) om bild och telefonnummer ska visas. E-post vill vi förstås gärna ska visas. Bilden som visas lägger respektive person till själva i sina profiler.

  • Ansökan öppnar & stänger - måste anges
    Scoutnet är sen tidigare uppdaterad så att du kan tidsinställa när ansökan ska öppna och stänga. Dessa datum visas också i nya kurskatalogen, och styr även hur kursen visas. Därför är dessa fält numer obligatoriska (nya mallar kommer där dessa rutor blir obligatoriska).

  • Publicera
    För att en kurs ska synas i kurskatalogen på nya hemsidan måste den vara publicerad, Det gör du genom att gå till ”Alternativ” och välja "Publicera". Om en kurs blir instlläd eller inte ska synas i kurskatalogen längre, väljer du istället ”Avpublicera”. Obs! Byt inte namn på kursen om den ställs in - det behövs inte längre.

  • Stora kurshelger
    Bara de kurser som har arrangemangstyp ”Kurs”  kommer visas i Kurskatalogen. Är istället Läger, Hajk eller Projekt valda kommer de inte visas i kurskatalogen. Gör därför era Stora kurshelger till kurser.
    Obs! Be Carl på Scoutnet supporten om hjälp för att få till underaktiviteter på bästa sätt så att även rapporteringen blir rätt. Just nu vill han gärna vara med när vi gör dessa lite mer komplicerade kurser för att säkerställa att allt som successivt utvecklas fungerar.

  • Region
    Säkerställ att du fyllt i er region under "grundläggande information". Detta visas i nya kurskatalogen och gör att kursen kommer med vid en filtrering på denna region.

  • Namnet på kursen - obs!
    Nya kurskatalogen visar många av fälten i Scoutnet på ett förutbestämt sätt. Datum, region, ansökningsdatum etc hämtas från specifika fält. För att kurskatalogen ska bli enkel att hitta i är det också viktigt hur vi döper kurserna.

    Undvik att döpa kursen med datum, månad, plats eller region.
    Tex. på dåligt kursnamn: Leda patrull, vår 2021 i Orsa.
    Döp istället kursen till: Leda patrull.
    Region, datum och sista ansökningsdatum kommer ändå synas direkt och resten när man klickar in sig på kursen.

    Försök hålla kursnamnen så enkla som möjligt, allra helst bara med kursnamnet.

  • Hitta era kurser i Scoutnet
    När vi blir duktiga på att döpa kurserna till bara kursens namn så kan det upplevas svårare att hitta era kurser genom sökfunktionen i Scoutnet.

    För att underlätta för er att hitta ”era” kurser  gå istället till er som organisation: 
      • Gå till ”Översikt”
      • Klicka på er regions namn i vänstra kolumnen
      • Klicka sen på ert namn i högra rutan
      • Under fliken "Arrangemang" hittar du nu alla era kurser.
      • Vill du så kan du spara din region som ”Genväg” genom att klicka på stjärnan. Då finns den fäst på din profil.

Checklistor för kursteam

Obs! Scoutnet synkar mot nya hemsidan en gång i timmen. Det gör att era ändringar som rör det publika innehållet, alltså inte syns i kurskatalogen på direkten.

Att göra i Scoutnet innan kursen startar

När ett kursteam är utsett av utbildningsgruppen och allt det praktiska är löst (lokal, datum, budget etc) och ni fått OK från er utbildningsgrupp att köra en kurs behöver ni i kursteamet göra följande:

Obs! För kursteam på ett av Scouternas arrangemang som tex Blå hajk eller Familjeveckorna kommer ni inte ha kontakt med en regional utbildnigsgrupp. Istället är det arrangemangsgruppen/Caroline Eriksson alternativt Hanna Bata på Scouternas folkhögskola som stöttar er med den information/hjälp ni behöver. 

1. Kursspecifik info skickas till regionala utbildninggruppen
Ge er regionala utbildningsgrupp all information de behöver kring plats, datum, max/min antal deltagare, ansökan öppnar/stänger, pris samt övrig relevant information. 

2. Kursansvarig får behörighet

3. Kursteamet anmäler sig till kursen

* Alla i kursteamet ska anmäla sig till kursen. Detta för att det ska bli rätt i Folkhögskolans rapportering till Folkbildningsrådet.
Ni anmäler er precis på samma sätt som deltagarna. 

* Ändra kursteamets kursavgift; när kursteamets medlemmar är anmälda kan kursansvarige gå in i fliken ”Individuellt anmälda deltagare” och i rullisten ändra kursavgift till ”Kursavgift 0 kr”. Obs! Om detta val inte finns valbart, kontakta din utbildningsgrupp (personen som lade upp kursen i Scoutnet) så löser de det.

* Kursledare från Nykterhetsrörelsens scoutförbund & Equmenia; Tillhör någon kursledare NSF eller Equmenia behöver de också anmäla sigi Scoutnet. De skapar då ett gästkonto och anmäler er. Obs! Har du redan ett gästkonto använder du samma konto – skapa inte ett nytt. Om du är osäker på om du har ett gästkonto eller inte så kan du höra av dig till supporten på scoutnet@scouterna.se

4. Lägg till kursteam som administratörer
När alla i kursteamet är anmälda ska du som kursansvarig lägga till övriga i kursteamet som administratörer.
1. Gå  till kursens första sida genom att klicka på kursrubriken.
2. Välj fliken ”Administratörer”
3. Klicka på + och en ny ruta öppnar sig
4. Skriv in namn på kursledaren. För vanliga namn (dvs det finns flera scouter med samma för- och efternamn) kan ni behöva kolla så att medlemsnumret stämmer.
5. Välj roll i listan (där det står ”API-access”)
* Välj rollerna Kursansvarig för kursansvarig om detta inte redan är gjort
* Välj rollen Kursledare för övriga kursledare (även tex matteam)

Varje person i kursteamet kommer nu få ett mail med en inbjudan i en länk för att ”tacka ja” till att bli kursadministratör. Kursledaren går till länken och klickar i den gröna bocken för att godkänna rollen. Om mottagaren inte hittar sitt mail kan man hitta samma inbjudan här: https://www.scoutnet.se/member/list/pending/roles

5. E-postinställningar
Under fliken E-postinställningarna anpassar ni texten idet  e-postmeddelandet som den som ansöker till kursen får som bekräftelsemail när de ansökt. Obs! Säkerställ att ”Status” är aktiv. Klicka Spara!

6. Lägg till eventuella frågor i ansökan
Under fliken ”Deltagande och registrering” hittar du längst ned på sidan ansökningsformuläret.
1. Klicka på ”Redigera”. Formuläret öppnar sig och du kan lägga till eventuella frågor.
2. Välj mellan kryssrutor, en eller flera raders svar.
3. Du kan även ändra ordning på frågor genom att dra och släppa dem. Vill du dölja vissa frågor utifrån användarens svar på andra frågor, klicka på ögat till höger i frågefältet.

7. Ansökan öppnas/stängs
Kursens ansökan öppnas och stängs automatiskt på de datum ni har angett i Socutnet (nyhet!). Det måste finnas datum insatta på ansökan öppnar/stängs för att kursen ska synas i kurskatalogen.

8. Ta bort icke antagna deltagare
De personer som inte får en kursplats, raderar ni från listan under fliken ”Individuellt anmälda deltagare” efter att ni förstås meddelat dem att de inte får en kursplats.
Obs! Systemet kommunicerar alltså inte detta till deltagarna utan kursteamet måste manuellt ta kontakt med dem som inte får en plats på kursen. De personer som däremot får en kursplats, ska förstås stå kvar på listan men måste också få besked av kursteamet att de fått en plats.

9. Hitta information om deltagare
Ni i kursteamet behöver i många skeden av kursen ta del av information om ansökningar och deltagare. Det kan göras genom att gå till fliken ”Sök deltagare”. Här kan du söka efter enskilda deltagare och den information som finns rörande deltagaren. När du klickar på personen i listan kommer deras ansökan med svaren upp.
Exportera/skriv ut deltagarlistor: Som kursteam kan ni ladda ner en deltagarlista. Det gör ni genom att gå till aktuell kurs och välj fliken ”Rapporter” och välj (dessa två är de mest användbara):
* ”Personer som anmält sig genom frågeformulär”. Här har du alla svaren på alla frågor de gav i anmälan.
OBS! (Detta förtydligande finns inte med i filmen ovan) Om en person tagits bort eller avanmält sig kommer denna också hamna i denna typ av excellista. I kolumnen ”Registrerad” kommer det då stå ”Nej”.

Ett tips är att matcha excelfilen med antalet personer som finns under fliken Individuellt anmälda deltagare för arrangemanget i Scoutnet, antalet personer ska vara detsamma. o ”Simple list” (enkel lista). Bra att ladda ner om man vill ha en deltagarlista med sig till kursen och skriva ut. Dels så kan du hämta den i excelfomat, då får ni bara kontaktuppgifter till deltagare.

Du kan också hämta den i ett pdf- eller html-format. Här finns då bland annat medlemsnummer, namn, telefon samt ett fält där man skriva lite anteckningar. OBS! Glöm inte att radera listan efter kursen samt radera eventuellt sparad kopia på din dator.

10. Vid eventuell inställd kurs
• Säkerställ att alla anmälda deltagare får information per mail om att kursen är inställd.
• Radera alla deltagare från listan ”individuellt anmälda deltagare”.
Avpublicera kursen (ny rutin i och med ny hemsida)

Att göra i Scoutnet när kursen startar

Checka in deltagare
Syftet med incheckning är flera, tex:
• Avprickning på vilka som faktiskt kommer på kursen
• Vid eventuell brandutrymning eller liknande finns en aktuell lista på vilka som faktiskt befunnit sig på kursen.

Gör så här:
1. När kursen är i gång går kursteamet till fliken ”Incheckning/närvaro”.
2. När deltagarna kommer till kursen checkar man in deltagarna. Man kan checka in en och en eller alla samtidigt.

Viktigt! Att göra i Scoutnet när kursen är avslutad

Slutrapportering (checka ut)
Alla kurser som anordnas i Scouternas folkhögskolas regi måste rapporteras till Folkbildningsrådet. Detta görs i samband med utcheckningen av deltagarna på kursen. Därefter rapporterar folkhögskolans administratör detta till Folkbildningsrådet.

Viktigt här är att skilja på att rapportering, intyg (godkänd eller inte) och fakturering är tre olika saker:
  • För att bli rapporterad till Folkbildningsrådet behöver man delta mer än 50% av kursen
  • För att bli godkänd av Folkhögskolan och få intyg behöver man delta på hela kursen.
  • Faktura skickas till den som deltagit (oavsett hur mycket) eller som inte dök upp på kursen utan att ha avanmält sig i tid och/eller lämnat in sjukintyg.
Detta kan även beskrivas i tabellform:



Checka ut
När kursen är slut behöver ni checka ut deltagarna. Det här steget är lite klurigt men viktigt, så följ stegen nedan:
    1. Gå till kursen och fliken ”Incheckning/närvaro”.
      Siffrorna inom parentes  (14/18) betyder att 14 av 18 möjliga deltagare är ”incheckade”. (3/18) = 3 av 18 möjliga deltagare är ”Slutförda”.
    2. Om du inte redan har avanmält deltagare som inte deltog, med giltiga skäl (avanmälde sig i tid eller har läkarintyg), gå in och avanmäl dem i listan ”Individuellt anmälda deltagare”.
    3. Om deltagarna inte redan är incheckade, gör det! Klicka på ”Några har inte slutfört”.
    4. På varje deltagare:
      • Klicka på ”Checka ut Om deltagaren har deltagit på mer än hälften av kurstiden, låt rutan Deltog vara ikryssad
      • Om deltagaren har deltagit mindre än 50% av kurstiden, kryssa ur rutan
      • Om deltagaren deltagit på hela kursen (100%), sätt ”Kursen har slutförts” till ”Ja”.
      • För deltagare som inte deltagit 100% samt för kursledare , sätt ”Kursen har slutförts” till Nej.
    5. Klicka på Spara (grön knapp).
    6. Säkerställ nu att ”deltog” samt ”slutfört” stämmer för alla deltagare. När du är säker avslutar det med att klicka på ”Uppdatera CV”. Obs! Detta steg går inte att ångra! Så snart detta steg är gjort kan deltagaren se kursen i fliken ”Loggbok” på sin profil i Scoutnet. 
    7. Klicka sedan på ”Alternativ/Slutrapportera kurs”.
    8. Ett hänglås dyker upp vid sidan av kursens rubrik. Inget går att ändra, allt är stängt! Och hos Scouternas folkhögskolas kursadministratör dyker den upp som fakturerings- och rapporteringsbar.

Rapporteringen av kursen är nu klar!

Angående fakturering & intyg

Få intyg i förväg
Om ni i kursteamet önskar få intygen i förväg för att kunna dela ut på kursen, gäller samma som tidigare. Kontakta kursadministrationen på folkhogskola@scouterna.se minst 2 veckor före kursen då intygen skall delas ut. I mailet behöver du uppge: Vilken kurs det gäller samt till vem och vilken adress intygen skall postas. Intyg skrivs ut till alla som är anmälda till kursen i Scoutnet om inget annat uppges/önskas.

Intyg efter kursen
Om inte intyg delas ut på kursen kommer Scouternas folkhögskolas kursadministratör automatiskt skicka ut intyg efter avslutad kurs, i samband med fakturering.

Fakturering
När kursen är ”Slutrapporterad” fakturerar Scouternas folkhögskola deltagarna. Fakturan skickas till deltagaren eller dennes kår/distrikt beroende på vad deltagaren fyllt i vid ansökan. Frågor om fakturor och betalning hanteras av Scouternas folkhögskolas kursadministratör, folkhogskola@scouterna.se

Vill ni av någon anledning att fakturan skall skickas ut före kursstart, kontakta folkhogskola@scouterna.se så ordnar vi det.

Vanliga frågor angående administration i Scoutnet

Jag ser inte de flikar som beskrivs i checklistan och kan inte göra som det står beskrivet. Varför?

Ser du inte de flikar som beskrivs i checklistan, eller inte lyckas göra som beskrivet har du antagligen fått fel behörighet. Kontakta din utbildningrgupp som lägger till rätt behörighet för dig.

Jag har checkat ut deltagarna men är osäker på om jag gjorde rätt. Hur kan jag veta det?

Är du osäker på om du gjort rätt eller behöver hjälp med att checka ut och avsluta kursen, kontakta Lisa Förell, administratör för scoututbildningar, folkhogskola@scouterna.se så hjälper hin dig.

En scout/scoutledare ringde och sa att de inte kunde anmäla sig till kursen. Hur kan jag hjälpa dem?

Om en deltagare  inte kan anmäla sig sig till en kurs och inte kan logga in, hänvisar ni dem i första hand till den i deras scoutkår som är ansvarig för medlemsregistret. I andra hand till Scoutnet-supporten på Scouterna, scoutnet@scouterna.se 

Antalet deltagare under fliken ”Individuellt anmälda deltagare” är inte samma som i listan under Rapporter. Varför är det så?

I listan för Individuellt anmälda deltagare finns alla anmälda samt bekräftade deltagare. I listan ni tar fram i rapporter finns även deltagare som har avanmält sig alternativt påbörjat anmälan men inte bekräftat sin anmälan, med. I kolumnen ”registrerad” står det på dessa ”Nej”.

Antalet med ”Ja” i denna kolumn överensstämmer med de som återfinns under fliken Individuellt anmälda deltagare.

Jag har en deltagare som säger sig ha anmält sig men som inte finns med i listan under ”Individuellt anmälda deltagare”. Vad kan ha hänt?

Gå till ”Sök” och filtrera på:

  • Oregistrerad:dyker namnet upp här så har personen varit anmäld och sen avanmält sig.
  • Obekräftad:dyker namnet upp här så har personen eventuellt fyllt i ansökan men missat att bekräfta den.

Kontakt

Linnea Hansson Henne

Samordnare för utbildningsgrupper

linnea.hansson.henne@scouterna.se0768539457

Linnea samordnar arbetet inom Scouternas folkhögskolas ideella utbildningsgrupper, vars uppgift är att säkerställa att regionala- och nationella utbildningar för scouter och scoutledare genomförs runtom i landet.

Linnea samordnar arbetet inom Scouternas folkhögskolas ideella utbildningsgrupper, vars uppgift är att säkerställa att regionala- och nationella utbildningar för scouter och scoutledare genomförs runtom i landet.

Lisa Förell

Administratör

lisa.forell@scouterna.se0856843247

Lisa är administratör på Scouternas folkhögskola med fokus på scoututbildningar och Värdebaserat ledarskap.

Lisa är administratör på Scouternas folkhögskola med fokus på scoututbildningar och Värdebaserat ledarskap.